Pedoman Perencanaan Sebuah Kegiatan

Dewasa ini dengan semakin berkembangnya kebutuhan akan sebuah kegiatan, akan sangat baik apabila pelaku kegiatan memiliki konsep yang tersusun untuk memulai dan mengakhiri kegiatan tersebut. Kegiatan yang dimaksud disini baik yang bermakna edukatif maupun hiburan atau malah gabungan keduanya.

Sebagai contoh sederhana konsep untuk kegiatan edukatif mungkin perlombaan melukis, perlombaan berhitung cepat, perlombaan karya tulis ilmiah dan lain-lain. Sebagai contoh konsep sederhana untuk kegiatan hiburan mungkin kegiatan Festival Musik, Pagelaran Teater/Drama dan lain sebagainya.

Berikut ini proses sederhana namun sangat berpengaruh terhadap kelancaran dan kesuksesan sebuah kegiatan :

Pertama | Perencanaan

Segala sesuatu tentang konsep dari sebuah kegiatan pada dasarnya dimulai dari perencanaan, hanya yang berbeda dalam hal ini adalah bagaimana sebuah perencanaan bisa dituangkan diatas sebuah kertas. Hal ini berguna sebagai sarana agar perencanaan dari kegiatan dapat diketahui semua orang karena dapat membacanya, juga menghindari agar konsep dari sebuah kegiatan tidak berubah karena telah tertulis dan dapat dipelajari semua pihak yang terlibat didalamnya.

Garis besar perencanaan meliputi hal-hal sebagai berikut :

- Apa Kegiatan yang akan dilakukan

- Siapa yang akan melakukan kegiatan itu

- Kapan kegiatan itu akan dilakukan

- Dimana kegiatan itu akan dilakukan

- Mengapa kegiatan itu harus dilakukan

- Bagaimana kegiatan itu harus dilaksanakan

Kesemua hal tersebut diatas biasanya dituangkan dalam sebuah Term of Reference (TOR) atau dalam bahasa sederhana adalah Petunjuk Pelaksanaan (JUKLAK) sebuah kegiatan.

Kedua | Pengorganisasian

Dalam hal ini perngorganisasian adalah istilah untuk mengatur jumlah pelaksana dan pembagian tugas masing-masing agar tidak terjadi miss communication dalam kegiatan nantinya. Jadi setiap orang melakukan tugas sesuai apa yang telah direncanakan sebelumnya, tidak saling mencampuri tugas orang lain kecuali tugasnya sudah selesai dan mampu serta mau membantu tugas orang lain.

Berikut ini contoh sederhana stuktur perngorganisasian sebuah kegiatan, struktur ini bermakna dinamis yang artinya dapat berubah sesuai kebutuhan kegiatan yang akan dilaksanakan. Antara lain :

Steering Comitte/Tim Penasehat

Biasanya tim ini terdiri dari satu, tiga, lima dan seterusnya sesuai kebutuhan kegiatan. Dibuat ganjil untuk menghindari jawaban 50:50 dalam pengambilan keputusan.

Terdiri dari Ketua, Sekretaris dan Anggota

Organizing Commite/Tim Pelaksana Teknis Kegiatan

Jumlah tim pelaksana ini tergantung dari besarnya kegiatan yang akan dilakukan, bisa 10, 20, dan seterusnya.

Terdiri dari :

Ketua (memimpin sebuah kegiatan dari awal hingga akhir dan bertanggung jawab penuh terhadap segala element kegiatan. melaporkan dan meminta masukkan kepada SC apabila mengalami kesulitan dalam pelaksanaan kegiatan),

Sekretaris (bertugas mengurusi segala bentuk surat menyurat yang dibutuhkan kegiatan mulai dari Perizinan, Proposal, Undangan dan Pemberitahuan sesuai kebutuhan kegiatan),

Bendahara (bertugas mengurusi segala sesuatu yang berkaitan dengan keuangan kegiatan meliputi Mengusahakan dana, mengelola dana, membelanjakan dan pada akhirnya melaporkan kepada Ketua semua proses tersebut diatas secara singkat, jelas dan mudah dipahami untuk kemudian dimasukkan dalam berkas laporan evaluasi pendanaan kegiatan),

Divisi Kesekretariatan (Dibawah sekretaris, diperlukan apabila kegiatan menangani massa lebih dari 500 orang dan jumlah dana diatas 50 juta rupiah)

Divisi Pelengkapan (bertugas mengurusi segala sesuatu yang berhubungan dengan Properti sebuah kegiatan),

Divisi Tempat (Bertugas mempersiapkan tempat, menjaga kebersihan dan keamanan tempat tersebut sampai selesai kegaitan),

Divisi Transportasi (bertugas mempersiapkan kebutuhan kendaraan bagi seluruh element kegiatan, baik pelaksana maupun peserta apabila dibutuhkan sesuai perencanaan),

Divisi Publikasi dan Dokumentasi (bertugas mempublikasikan kegiatan kemedia baik cetak maupun elektronik sesuai kebutuhan dan besarnya kegiatan, juga bertugas mendokumentasikan kegiatan melalui foto maupun videografi),

Divisi Konsumsi (bertugas mempersiapkan kebutuhan konsumsi untuk seluruh pelaksana kegiatan, dan apabila memungkinkan sesuai perencanaan juga mempersiapkan konsumsi untuk peserta dan tamu undangan),

Divisi Kesehatan (bertugas memantau keadaan kesehatan pelaksana dan peserta kegiatan serta tamu undangan dan apabila dibutuhkan mendatangkan tenaga ahli kesehatan dari Instansi terdekat maupun tenaga ahli kesehatan semacam paranormal agar segala kasus mengenai gejala gangguan kesehatan dapat ditangani dengan baik).

Controlling

Istilah ini bermakna segala hal yang berkaitan dengan kegiatan harus diawasi secara ketat baik oleh ketua divisi, ketua pelaksana maupun SC. Hal ini dilakukan agar kegiatan berjalan sesuai perencanaan dan tidak melenceng dari tujuan sebuah kegiatan.

Evaluating

Dalam konsep ini sebuah kegiatan sudah seharusnya dikaji ulang segala sesuatunya, sejauh mana keberhasilannya, sejauh mana pelaksana bertanggungjawab terhadap tugasnya, apakah konsep yang dipakai sudah efektif, berapa sisa dana, baguskan kegiatan ini dimata masyarakat, dan hal lainnya yang berkaitan dengan proses kegiatan dari awal sampai akhir sebuah kegiatan. Terimakasih